Pengertian
Knowledge Management
Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah
suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk
mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan
untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi.
Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk
mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja,
keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.
Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber
daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai
organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan
bisnis. Perkembangan teknologi informasi memang memainkan peranan yang penting
dalam konsep manajemen pengetahuan. Hampir semua aktivitas kehidupan manusia
akan diwarnai oleh penguasaan teknologi informasi, sehingga jika berbicara
mengenai manajemen pengetahuan tidak lepas dari pengelolaan.
Pada perkembangan ini menunjukan makin cepatnya perubahan
dalam segala bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan
teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan
perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap
survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM)
merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu
saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.
Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin
menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat
disikapi dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam
mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi secara
global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha
memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas
dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan
dalam konteks tersebut.
Jenis
Penerapan Knowledge Management
Perbedaan yang paling signifikan di antara jenis knowledge
ialah tacit versus explicit (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Di dalam organisasi
explicit knowledge tidak menjadi masalah karena mudah didokumentasikan,
diarsipkan, dan diberi kode. Di lain pihak, tacit knowledge merupakan suatu
tantangan tersendiri karena pengetahuan sering kali dirasakan sangat berharga
untuk dibagikan dan digunakan dengan cara yang tepat. Pemahaman akan perbedaan
kedua jenis knowledge ini sangatlah penting, dan yang perlu diperhatikan juga
adalah aplikasinya dengan cara yang berbeda untuk memindahkan jenis knowledge
yang berbeda.
1.
Tacit
Knowledge
Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal,
dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan
dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam
bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang orang yang
bekerja di dalam suatu organisasi. Menurut Polanyi (1966) tacit knowledge
secara umum dijabarkan sebagai:
1.Pemahaman
dan aplikasi pikiran bawah sadar
2.
Susah untuk diucapkan
3.
Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman
4.
Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)
Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge
dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang
diperoleh dari individu (perorangan).
Personal Knowledge
Menurut Berkeley (1957, p. 23) pengetahuan manusia bermula
pada saat orang mendapatkan ide dimana kesan tersebut muncul dari perasaan dan
sistem kerja pikiran atau dengan kata lain ide dibentuk dengan bantuan dari
memori dan imajinasi yang menambah, membagi, mengungkapkan perasaan sebenarnya..
Davenport dan Prusak dalam Martin (2010, p. 2)
mendefinisikan personal knowledge is a fluid mix of framed experience, values,
contextual information and expert insight that provides a framework for
evaluating and incorporating new experiences and information.” Secara garis
besar, berarti gabungan dari pengalaman, nilai – nilai, informasi kontekstual,
dan wawasan luas yang menyediakan sebuah kerangka pengetahuan untuk
mengevaluasi dan menggabungkan
pengalaman
– pengalaman dan informasi yang baru.
Menurut Martin (2010), personal knowledge didapat dari instruksi
formal dan informal. Personal knowledge juga termasuk ingatan, story-telling,
hubungan pribadi, buku yang telah dibaca atau ditulis, catatan, dokumen, foto,
intuisi, pengalaman, dan segala sesuatu yang dipelajari, mulai dari pekarangan
hingga pengembangan nuklir.
2.
Explicit
Knowledge
Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah
untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan
Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang,
explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara
tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara
umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:
1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi
2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan
dikomunikasikan
Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena
pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang
didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara
independent.
2.1 Job Procedure
Secara terpisah pengertian job adalah a responsibility, duty
or function, dan procedure adalah a formal or official order or way of doing
things. Jadi pengertian job procedure atau prosedur kerja adalah tanggung jawab
atau tugas yang bersifat formal atau perintah resmi atau cara melakukan
hal-hal. Berdasarkan pernyataan Anshori selaku pihak yang mencetuskan knowledge
management, salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard
Operation Procedure.
Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar
dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan
Standard Operation Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan,
juga tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Disamping itu
Standard Operation Procedure diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam
mendapatkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan. Standard Operation Procedure
sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel karyawan dapat memberikan masukan
berdasarkan pengetahuan yang didapat.
Lebih lanjut menurut Sulastiyono (2001, p. 244) Standard
adalah sebagai langkah awal untuk mendapatkan derajat kesesuaian suatu produk,
dibandingkan dengan harapan-harapan tamu. Oleh sebab itu, agar suatu jenis
pekerjaan dapat menghasilkan produk yang standard dari waktu ke waktu, maka
cara-cara mengerjakan untuk menghasilkan produk tersebut juga harus dilakukan
dengan cara-cara yang standard pula. Yang dimaksudkan dengan produk yang
standard adalah:
1. Memiliki derajat kesesuaian untuk pemakai.
2. Setiap jenis produk yang dihasilkan untuk digunakan,
secara konsisten memiliki spesifikasi yang sama.
Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya
atau digunakannya Standard Operation Procedure adalah:
·
Mempunyai
nilai sebagai alat atau saluran komunikasi bagi manajemen dengan para staf dan
para pelaksananya. Melalui Standard Operation Procedure, seluruh staf dan
karyawan akan mengetahui secara jelas, berusaha untuk memahami tentang tujuan
dan sasaran, serta kebijakan dan prosedur kerja perusahaan. Dengan demikian
setiap orang dalam organisasi akan menerima pesan yang jelas dari Standard
Operation Procedure tersebut.
·
Standard
Operation Procedure juga dapat digunakan sebagai alat atau acuan untuk
melaksanakan pelatihan baik bagi para staf dan karyawan, serta bagi karyawan
baru.
·
Standard
Operation Procedure dapat mengurangi waktu yang terbuang, dengan demikian
diharapkan akan meningkatkan produktivitas kerja baik bagi manajemen ataupun
bagi para staf dan karyawan. Apabila tidak tersedia manual pekerjaan, maka bila
terjadi sesuatu kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaan harus dicari dahulu
jalan pemecahannya, atau didiskusikan dahulu dengan rekan sekerja dan
atasannya, dan ini berarti membuang waktu. Lain halnya bila cara
penyelesaiannya sudah tersedia secara tertulis, maka akan lebih cepat
pelaksanaanya dan waktu lebih banyak dihemat, serta dapat lebih dimanfaatkan
untuk menyelesaikan pekerjaan lain.
·
Dengan
dibantu oleh pengawasan yang dilaksanakan dalam proses pekerjaan, maka Standard
Operation Procedure dapat dilaksanakan secara lebih konsisten, dan menjamin
terciptanya produk yang standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-orang yang
berbeda dan waktu pelaksanaan yang tidak bersamaan.
2.2 Technology
Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat
pada knowledge management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran
explicit knowledge. Berdasarkan pernyataan Gillingham dan Roberts (2006) awal
mulanya knowledge management digerakkan oleh teknologi, khususnya explicit
knowledge yang lebih mudah disusun. Menurut Marwick (2001) teknologi bukanlah
hal baru dalam knowledge management, dan pengalaman yang telah dibentuk oleh
para ahli sebelumnya menjadi bahan pertimbangan terbentuknya teknologi itu
sendiri. Seiring dengan berjalannya waktu teknologi yang mendukung knowledge
management akan selalu berkembang dalam bentuk sistem-sistem yang mempermudah
proses penyebaran knowledge. Salah satu teknologi paling mutakhir yang saat ini
digunakan oleh banyak perusahaan untukproses penyebaran knowledge adalah
intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses knowledge
dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing knowledge secara ”on line”.
Intranet merupakan salah satu bentuk teknologi yang diterapkan di Surabaya
Plaza Hotel. Intranet atau yang disebut juga internal internet menawarkan
kesempatan untuk menggunakan telekomunikasi yang maju yang telah dikembangkan
dari internet. Menurut pendapat Merali peralatan seperti intranet dan internet
dianggap sebagai sistem knowledge management yang utama untuk menjalankan dan
mendukung forum diskusi dan praktek (1999). Intranet bukan merupakan jaringan
tunggal juga bukan merupakan perangkat yang menghubungkan jaringan-jaringan seperti
internet. Nama intranet digunakan sebagai perwujudan dimana standar dan alat-
alat dikembangkan dalam internet digunakan untuk menyimpan dan mengirim data
perusahaan kepada pengguna dalam jaringan internal,
Elemen
Pokok Knowledge
1. 1.People
Yang berarti Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.
Yang berarti Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.
2. 2.Technology
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.
3. 3.Processes
Yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.
Yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.
Tujuan Penerapan Knowledge Manajemen
Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan
akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara
langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau
manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:
· Penghematan waktu dan biaya. Dengan
adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan
mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya,
sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
· Peningkatan aset pengetahuan. Sumber
pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk
memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan
perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan
terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
· Kemampuan beradaptasi. Perusahaan
akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang
terjadi.
· Peningkatan produktfitas.
Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang
akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.
http://pengertianmanagement.blogspot.com/2012/11/pengertian-knowledge-management.html